आज भारत में डिजिटल कामकाज तेजी से बढ़ रहा है। सरकारी विभाग भी अब विदेशी तकनीक के बजाय देसी विकल्पों को अपनाने की दिशा में आगे बढ़ रहे हैं। इसी कड़ी में कई विभागों ने Google Mail (Gmail) की जगह Zoho Mail का इस्तेमाल शुरू कर दिया है। कुछ जगहों पर तो Zoho Mail को अनिवार्य भी कर दिया गया है। Zoho एक भारतीय कंपनी है, जो ईमेल, क्लाउड स्टोरेज, ऑनलाइन मीटिंग्स और ऑफिस टूल्स जैसी सेवाएं प्रदान करती है।
इसकी सबसे बड़ी खासियत है कि यह डेटा भारत में ही सुरक्षित रखती है, जिससे सरकारी या निजी संस्थानों को अपने डाटा की सुरक्षा को लेकर अधिक भरोसा मिलता है। अब सवाल यह उठता है कि अगर आप Gmail से Zoho Mail पर जाना चाहते हैं, तो क्या आपके पुराने ईमेल डिलीट हो जाएंगे? जवाब है- नहीं। आप बिना किसी परेशानी के अपने सारे पुराने Gmail मेल्स को Zoho Mail में ट्रांसफर कर सकते हैं। आइए, इसकी आसान प्रक्रिया को स्टेप-बाय-स्टेप समझते हैं।
Zoho Mail पर अकाउंट बनाएं सबसे पहले आप zoho.com/mail पर जाएं। यहां आप या तो नया अकाउंट बना सकते हैं या अपनी कंपनी के डोमेन (जैसे yourcompany.com) के साथ ईमेल सेट कर सकते हैं। अगर आप कंपनी डोमेन का उपयोग कर रहे हैं, तो Zoho आपसे उसे ऐड और वेरिफाई करने के लिए कहेगा। यह प्रक्रिया ईमेल के स्वामित्व की पुष्टि करने के लिए होती है। अकाउंट बनने के बाद admin.zoho.com पर लॉगिन करें। यहां आपको Zoho Mail Admin Console मिलेगा, जिससे आप अपने मेल, यूजर्स और डेटा ट्रांसफर को नियंत्रित कर सकते हैं।
अब बाईं ओर दिए गए मेनू में जाएं Admin Console-Data Migration-Start Migration। यहाँ आपको माइग्रेशन टाइप चुनना होगा। “One-click Migration” का विकल्प चुनें। अब “Google Workspace” से माइग्रेशन चुनें, ताकि Zoho को Gmail से डेटा एक्सेस करने की अनुमति दी जा सके। Zoho आपसे ऑथराइजेशन (Authorization) मांगेगा, यानी आपको अपने Google अकाउंट को Zoho से कनेक्ट करने की अनुमति देनी होगी। इससे Zoho आपके Gmail डेटा को सुरक्षित तरीके से पढ़ सकेगा।
अब आपसे पूछा जाएगा कि कौन-सा डेटा ट्रांसफर करना है- Emails, Contacts, Calendar। आप चाहें तो तीनों को एक साथ ट्रांसफर कर सकते हैं। इसके अलावा आप डेट रेंज, फोल्डर और एक्सक्लूड ऑप्शन भी सेट कर सकते हैं ताकि केवल जरूरी मेल्स ही आएं। सब कुछ सेट करने के बाद “Start” पर क्लिक करें। यह प्रक्रिया बैकग्राउंड में चलती रहती है, इसलिए आप अपने कंप्यूटर को इस्तेमाल करते रह सकते हैं।
अगर आपके Gmail में 2-Step Verification ऑन है, तो आपको Zoho के लिए एक App Password बनाना होगा। इसके लिए अपने Google अकाउंट की “Security” सेटिंग में जाकर “App Passwords” पर क्लिक करें और Zoho Mail के लिए नया पासवर्ड जनरेट करें। Zoho एडमिन कंसोल में जाएं और ये फॉलो करें- Admin-Data Migration-Add New Server। यहाँ सर्वर टाइप में IMAP चुनें। अब नीचे दिए अनुसार जानकारी भरें- Source: Gmail (imap.gmail.com) Port: 993, Security: SSL, आपका Zoho ईमेल पता, Username / Password: Gmail ऐप पासवर्ड डालें। अब फोल्डर्स चुनें जिन्हें आप ट्रांसफर करना चाहते हैं और “Start Migration” पर क्लिक करें।
मेल ट्रांसफर का समय आपके अकाउंट के आकार पर निर्भर करता है। अगर मेल ज्यादा हैं, तो प्रक्रिया में 1–2 दिन भी लग सकते हैं। आप चाहें तो बीच-बीच में “Migration Progress” सेक्शन में जाकर स्थिति देख सकते हैं। अब यह सुनिश्चित करने के लिए कि आगे आने वाले नए ईमेल Zoho Mail पर ही आएं, आपको अपने डोमेन के MX रिकॉर्ड्स को Zoho पर पॉइंट करना होगा। यह काम आप अपने डोमेन प्रदाता (जैसे GoDaddy, Namecheap आदि) की सेटिंग्स में जाकर कर सकते हैं।
ताकि कोई मेल छूटे नहीं, Gmail में “Forwarding” सेट करें। इससे जो भी नया मेल Gmail पर आएगा, वह अपने आप Zoho Mail पर फॉरवर्ड हो जाएगा। अगर Zoho Mail में स्टोरेज कम हो रही है, तो Gmail से पुराने या बेकार मेल डिलीट कर दें। इससे ट्रांसफर प्रक्रिया तेज़ होगी और Zoho अकाउंट भी व्यवस्थित रहेगा।
